O mailing é um dos instrumentos essenciais dentro de um call center. É através dele que as campanhas são direcionadas, os clientes definidos e a estratégia montada. Fica claro então a necessidade de ter mais atenção e cuidado em relação a sua listagem de contatos.

No mailing estão as principais informações sobre os seus clientes: formas de contato, características específicas, dados cadastrais e etc. Através dessas informações, os call centers definem para quem ligar, quando ligar, como falar e porque ligar.

Nesse sentido, quanto mais informações sobre o seu contato mais segmentada será a campanha e mais direcionada será a abordagem.

É preciso então ter certeza de que os dados que vocês está utilizando são os dados corretos e que realmente vão oferecer boas oportunidades de negócio para você. Caso contrário você corre risco de perder muito dinheiro e tempo.

É aqui que entra  o enriquecimento do mailing! E ao falar de enriquecimento, falamos também de higienizar o mailing.

Antes é preciso reforçar que higienizar e enriquecer o mailing é diferente de comprar um mailing .Não estamos aqui procurando novos contatos, e sim, garantindo que os contatos já existentes estão em conformidade com as necessidades do call center que vai utilizá-lo.

Nesse post você vai entender mais sobre essa ferramenta e como potencializar sua lista de contatos.Pensar e elaborar medidas corretivas e assertivas.

Mas, afinal: o que é o mailing segmentado e por que devo tratá-lo?

Falamos de mailing segmentado quanto temos uma lista de contatos qualificados por informações relevantes segundo a necessidade de cada campanha. Por exemplo, quero criar uma campanha para venda de determinado produto que tem maior aceitação de pessoas na região metropolitana de São Paulo.

Não faz sentido então que eu ligue para pessoas que não estão nessa região.  Nesse caso o mailing segmentado precisa me mostrar exatamente quem são os contatos dessa região.

Entretanto, se o mailing com o qual eu trabalho não for “limpo” e bem segmentado, corro o  risco de gastar demais.

Vou acabar ligando para pessoas que não tem interesse no meu produto, que não são da região que eu pretendo atingir ou simplesmente  efetuar ligações que não vão se completar devido a dados errados.

O investimento de cuidar do seu mailing tende a ser menos que o gasto com um material que não te fornece todas as informações que você necessita. Além do prejuízo financeiro, o desgaste de lidar com uma campanha que não gera resultados é, no mínimo, frustrante!

Convenhamos também que, ninguém gosta de ser incomodado com ofertas que não são de seu interesse. Com a insistência na pessoa errada você perde um contato que no futuro poderia ser muito valioso.

O que levar em consideração na hora de higienizar o mailing?

Dentro do banco de dados, qualquer caractere faz uma diferença absurda. Um número de endereço errado e as coisas não chegam onde deveriam. Por isso na hora de higienizar o mailing é preciso ter atenção ao mínimos detalhes.

Nome ou Razão Social: É preciso olhar com atenção se o nome da pessoa está escrito de forma correta, com todas as informações, para que caso haja necessidade de enviar  e-mails, cartas personalizadas ou mesmo  impressão de etiquetas não aconteçam problemas e confusões.
Elimine caracteres considerados inválidos ( . , : ; º ª ), preste atenção também na escrita com caixa alta ou baixa e nas abreviações.

Endereços: Considere todos os possíveis dados: CEP, tipo de logradouro, logradouro, número, bairro, cidade, estado e etc. Vale confrontar os dados com bases de informações .oficiais como o DNE (Diretório Nacional de Endereços) dos Correios.

Telefones: Nesse caso também é preciso se atentar aos caracteres especiais e inválidos. Lembre-se também dos espaços e a separação do DDD e número.A atribuição do DDD também é possível vinculando o telefone a um endereço. É bom recorrer as informações de prefixos válidos pela ANATEL.

Atribuição de sexo e tipo de pessoa: Importante pensar na atribuição do sexo a partir de verificação do primeiro nome. A atribuição do tipo de pessoa, (Física ou Jurídica) pode ser feita através de uma relação de palavras-chave (SA, Ltda, Prefeitura, Banco, Indústria, Comércio, etc.).

Esse processo de verificação das informações pode demorar um pouco e ser custoso, mas tem grandes retornos caso aplicado da forma correta. É a segurança de que as pessoas que estão listadas ali realmente são o contato certo.

Como posso enriquecer o meu mailing?

Com o mailing higienizado é hora de potencializar suas ações, refinar os dados e alimentar o mailing com mais dados ainda. Tornar a informação mais completa vai com certeza transformar nos seus dados em um mailing estratégico de verdade.

Cuidado na hora de preencher e registrar os dados!

Fichas cadastrais muito longas em um call center, com várias chamadas ao mesmo tempo podem resultar em dados incompletos ou inconsistentes. Foque nos dados que você realmente precisa e, acredite em mim, nem todos os dados são efetivos. Poucos dados certos são mais importantes que muitos dados inconsistentes.

Utilizar a tecnologia de um discador automático

Atualmente existem diversos tipos de discadores no mercado. Cada um com uma especificidade que pode ser explorada bem de acordo com a sua necessidade. O discador preditivo por exemplo é capaz de analisar a qualidade do atendimento feito por cada operador.

Cruzar esses dados com o tempo médio de chamada e o número de ligações atendidas por cada operador e gerenciar o fluxo de ligações levando em conta essas variáveis. Assim os operadores passam a atender mais clientes e ganham agilidade no processo. Com o discador automático também os operadores são direcionados para o contato com a pessoa certa.

Outros discadores também permitem um tempo maior para o atendente realizar o contato e assim ele poderá preencher os dados com mais precisão. Avalie a aplicação dessa ferramenta dentro do seu call center e potencialize os resultados do seu mailing.

Estratégia e uso de Business Intelligence  

Lançar mão de ferramentas que vão agregar conhecimento sobre os seus clientes é fundamental. Pense a segmentação do mailing levando em consideração a criação do perfil de cada cliente, tipo de número de telefone, região etc, para assim oferecer serviços certos  assim aumentar os índices de CPC.

Existem muitos pontos a serem levados em consideração na hora de pensar como otimizar e enriquecer o mailing. É preciso muita atenção e dedicação para que a ferramenta essencial do call center não seja motivo de prejuízo e perda de tempo.

É uma atividade que demanda esforço e despende pessoas e horários para isso. Por esse motivo muitas empresas investem na contratação de um serviço terceirizado.

Independente do método, é importante manter a periodicidade da reavaliação dos contatos. Dessa forma você pode garantir que o problema não vai perdurar por muito tempo.

Você já passou pela higienização e enriquecimento do mailing? Teve alguma dificuldade? Conte para nós aqui nos comentários!!

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