Um ambiente de Call Center é muito bom para quem sabe aproveitar as oportunidades. Benefícios como horários flexíveis, bônus e premiações para quem atinge bons resultados, além da possibilidade de ascender profissionalmente, são alguns dos cenários possíveis para quem trabalha nesse ramo. Entretanto, a maior questão para muitos que querem ingressar nesse mercado é: como realizar um bom atendimento no Call Center?

Como o Call Center, em sua essência, se trata de saber comunicar, o operador precisa estar capacitado, para que possa oferecer o melhor atendimento possível. Por isso, separamos algumas dicas que irão garantir a excelência do seu atendimento em um Call Center ou Contact Center. Confira!

1. Seja claro e objetivo

Lembre-se que, provavelmente, o cliente está ocupado e não tem muito tempo disponível para a chamada. Portanto, seja claro e objetivo ao oferecer seus serviços e produtos. Para que nenhuma informação importante fique para trás, faça um checklist de coisas indispensáveis que devem ser ditas na ligação. Além disso, lembre-se de não aparentar pressa ou afobação na fala, pois pode passar a sensação de que o cliente não é prioridade.

2. Customize o atendimento no Call Center

Cada cliente é único e por isso tem suas necessidades particulares. Portanto, realizar um atendimento personalizado pode garantir que a satisfação do cliente seja maior. Isso porque, além de oferecer uma solução ideal para aquele determinado cliente, faz com que ele se sinta exclusivo. Logo, esse conjunto de fatores faz com que quem está do outro lado da linha prefira seu produto/serviço ao invés do concorrente.

3 – Seja agradável

Tenha em mente que o diferencial de contratar operadores é o fato de que temos empatia e simpatia. Portanto, não aja como uma máquina! Converse com o cliente com um tom de voz agradável e que demonstre entusiasmo. Dessa forma, o cliente também se sentirá entusiasmado com o produto/serviço que está oferecendo.

Já foi comprovado que as pessoas ficam muito mais receptivas quando são abordadas de forma humanizada e se sentem ouvidas. Ou seja, você não pode agir como se fosse um mero aparelho repetidor, é preciso usar sua personalidade e uma comunicação mais interpessoal. E como fazer isso? Bem, você pode:

• Atender prontamente e dar total atenção ao cliente;
• Após se identificar e informar de qual empresa fala, que tal um “oi, tudo bom?”;
• Chamar o cliente pelo nome;
• Usar palavras como: por favor, obrigada e desculpe;
• Demonstrar calma, simpatia e cordialidade em sua fala.

4 – Trabalhe aspectos da voz

O tom de voz do operador é referência no atendimento no Call Center. Uma vez que através dele podemos supor se o atendimento será ou não de qualidade, ou mesmo se o problema será solucionado. Portanto, certas características devem ser trabalhadas para que o seu tom de voz seja ideal. É necessário que seu tom de voz seja agradável e natural, nunca mecânico e forçado. Além disso, seja alto e claro e não demande qualquer tipo de esforço do cliente, e não seja muito rápido, nem devagar, mas compassado e claro. Por último, tenha um aspecto de tranquilidade, principalmente com os clientes mais insatisfeitos.

5 – Saiba tudo sobre sua empresa

Estude e conheça os produtos e serviços ofertados por sua empresa Saiba todos os detalhes, diferenciais, preços, condições de pagamento, prazos, condições de entrega e etc. Se necessário, faça uma lista de pontos fortes e fracos dos seus produtos/serviços, dessa forma você saberá utilizar a melhor estratégia para fazer a venda. Além disso, saber a missão, visão e valores da empresa é sempre muito importante, assim como conhecer seu funcionamento. Desse modo, você conseguirá fazer um ótimo atendimento no Call Center ou Contact Center.

6 – Organize seu ambiente de trabalho

Ao chegar no Call Center, tire um tempo para se organizar. Não é recomendado que ao chegar já comece a trabalhar e fazer ligações. Uma vez que provavelmente você terá que interromper suas atividades e deixar o cliente esperando para procurar alguma informação. E um bom atendimento no Call Center requer fluidez e rapidez, logo, ao chegar em seu ambiente de trabalho organize todos os dados e materiais que precisará.

7 – Domine a oratória

O atendente que se destaca é aquele que domina a arte de falar bem. No momento do atendimento, é aquele que sabe discutir, argumentar e agir de modo cooperativo com o cliente, podendo chegar num acordo final. Lembrando sempre de evitar impasses e situações de ataque e defesa, explicando as discordâncias em vez de insistir nelas e, é claro, se desculpar em nome da empresa quando preciso. É importante dizer que, principalmente nos casos em que o cliente está insatisfeito, os ataques não são direcionados ao operador, pessoalmente, mas à empresa.

8 – Eleve o nível do atendimento

Para que um atendimento no Call Center seja de qualidade é preciso saber identificar seus pontos fortes e fracos. Uma ferramenta muito utilizada para mensurar isso é a pesquisa com o cliente. Isso porque, através dela, podemos identificadas ameaças e oportunidades para empresa e prospectar soluções. A partir daí, é possível traçar estratégias para tornar o atendimento mais ágil, eficaz e satisfatório. Por exemplo, uma delas é a adoção de normas e procedimentos precisos para determinadas operações.

É sempre importante avaliar constantemente se o seu atendimento está tendo um grau adequado de satisfação, afinal é através dele que a empresa irá fechar vendas e captar clientes. Portanto, procure sempre estudar conteúdos como esse para agregar informações de qualidade e conseguir crescer dentro da sua empresa.

Ah, e lembre-se que melhorar o atendimento da sua organização através de tecnologias e soluções é importantíssimo. Por isso, que tal falar com quem entende do assunto?