Gerir o próprio negócio é uma tarefa fundamental que exige atenção e um bom olhar analítico. Porém, nem sempre é possível dedicar muito tempo à gestão da empresa, por conta das demais obrigações administrativas — como o atendimento ao consumidor, as conversas com fornecedores e a orientação aos colaboradores. A falta de tempo e de habilidades são duas das principais causas que prejudicam a eficácia da gestão, e esses fatores ainda são agravados quando o empreendedor não possui ferramentas eficientes para auxiliá-lo na função.

A melhor dica para contornar esse tipo de problema é investir em um bom software de gestão para a sua empresa. Uma vez que ele facilitará o seu trabalho de gestor e o permitirá registrar e consultar dados de maneira rápida e organizada.

Não sabe o que é um software de gestão e quer aprender quais as vantagens em utilizá-lo? Então acompanhe as nossas dicas no artigo de hoje!

O que é um software de gestão?

A tecnologia está em evolução constante e vem conquistando espaço nos mais variados setores. A administração de empresas não ficou de fora dos avanços tecnológicos, e hoje estão disponíveis no mercado excelentes ferramentas para facilitar o trabalho dos gestores. Dentre elas, se destacam os softwares de gestão, que são grandes aliados na hora de coordenar finanças, processos e equipe.

Esses programas ou aplicativos comumente funcionam em diferentes dispositivos, como desktops, tablets e até mesmo nos smartphones. E por rodarem inclusive em dispositivos móveis, os programas de gestão permitem que você controle sua empresa de onde estiver, através de poucos cliques, bastando apenas conexão com internet.

Além disso, os softwares de gestão acumulam diferentes funções, que incluem processamento de textos, criação e armazenamento de documentos e cadastro de dados dos clientes. Quando trabalham segundo a teoria da Gestão de Relacionamento com o Cliente, esses softwares são chamados de CRM. E é sobre esse tipo que vamos falar hoje.

O que é CRM?

O CRM é um termo que já domina as organizações. Vindo do inglês, Customer Relationship Management, pode ser interpretado como Gestão de Relacionamento com o Cliente.

CRM é a teoria de que o cliente deve ser o foco principal de qualquer negócio. Com isso, o empreendedor consegue não apenas atender às expectativas dele, mas também superá-las — e essa é a melhor maneira de fidelizar o consumidor, não é mesmo?

Quais as vantagens de um software de gestão de clientes?

Os softwares de gestão de clientes eliminam barreiras que prejudicam o trabalho do empreendedor que realiza a gestão do seu negócio manualmente. Além disso, eles focam não apenas no planejamento, mas na realização de medidas efetivas que melhorem o negócio como um todo. Mas as vantagens do uso do software não param por aí. Podemos destacar também:

1 – Gerenciamento do tempo

Os softwares de gestão de clientes permitem o lançamento de informações em planilhas detalhadas ou documentos de texto, tudo de maneira rápida e de forma a facilitar consultas posteriores. Normalmente, essas tarefas demandam muito tempo, porque é preciso preparar, formatar e lançar dados para cada documento.

Com o auxílio de um software, você tem uma plataforma totalmente preparada para receber as suas informações, na qual é possível fazer todo tipo de registro, evitando o desperdício de tempo em ter que lidar com lançamentos duplicados e com a formatação dos documentos.

2 – Acesso a informações detalhadas

Quando você faz a gestão da sua empresa de maneira manual, o risco de cometer erros é grande. Ao lidar com um software preciso, porém, a chance de falhas diminui significativamente e você tem informações mais precisas para consulta.

Os softwares de gestão permitem grande assertividade para inserir suas informações no sistema, ajudando-o a montar uma base de dados confiável e de fácil acesso para pesquisas posteriores.

3 – Detecção de falhas facilitada

Com um sistema de gestão empresarial, os seus dados estão menos suscetíveis a falhas em relação ao processo manual. Mas caso haja qualquer erro no registro de informações, será muito mais fácil detectá-lo se você utiliza um software CRM.

4 – Maior segurança

Cada dado gerado sobre a sua empresa deve ser armazenado de maneira segura, seja uma informação pessoal de um cliente ou as informações financeiras do seu negócio. É importante preservar toda a documentação da sua organização para não comprometer suas obrigações leais e não prejudicar o relacionamento com os clientes.

Tudo isso se torna mais simples com o uso de um programa de gestão empresarial. Ele concentra seus dados em um único lugar e ainda oferece backups periódicos — guardando seus dados, mantendo-os seguros de ataques e de possíveis falhas nos seus dispositivos.

5 – Economia

O investimento com um software de gestão de clientes de qualidade sempre se mostra valer a pena em médio prazo. Adotando-o, você economiza não apenas em papel, tinta de impressão e materiais de escritório, mas também em tempo, podendo se dedicar a outros processos da empresa. Mesmo os gastos que parecem baixos e insignificantes, podem ser grandes vilões para o empreendedor, que não percebe o quanto é possível economizar cortando-os.

6 – Estruturação dos processos

Uma empresa precisa contar com processos ágeis e claros, e um software de gestão de clientes proporciona essa vantagem em pouco tempo. O próprio sistema faz indicações aos usuários e ensina mais sobre os processos, melhorando o tempo de resposta da empresa e tornando a tarefa mais prática.

7 – Alerta de vencimentos

Perder prazos é extremamente negativo para os negócios — deixar vencer o pagamento aos fornecedores, os empréstimos ou tributos pode prejudicar, e muito, as finanças da empresa. O software de gestão, no entanto, te ajuda a não perder datas: ele te alerta sobre vencimentos de prazos, permitindo que você se programe para realizar seus recebimentos e pagamentos.

8 – Apresenta uma visão geral da empresa

Por meio de um sistema CRM, você não apenas registrará dados, como poderá consultá-los depois. Além disso, você conseguirá ter uma visão ampla do funcionamento da sua empresa, do desempenho dos seus funcionários, do seu sucesso em vendas, dentre tantas outras possibilidades.

Além de o registro de informações ajudá-lo a tomar as melhores decisões para lidar com clientes e colaboradores, ele ainda permite uma visão mais geral da empresa, viabilizando que você identifique processos que possam estar deficientes.

Por exemplo, se você registra no sistema que muitos dos seus clientes se queixaram de determinado produto, é sinal de que pode haver algum problema com o lote comprado do fornecedor. Essa identificação dos pontos negativos e positivos fará com que você tome decisões de forma a melhorar a imagem da sua marca.

Agora você conhece as principais vantagens de investir em um software de gestão na sua empresa! Você já usa um programa do tipo no seu negócio? Pretende adotar o sistema?